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云南师范大学文件材料归档范围和保管期限规定

时间:2017/4/13 10:03:58 来源: 作者:administrator 点击:78

云南师范大学文件材料归档范围和保管期限规定

根据《归档文件整理规则》和《高等学校档案实体分类法》,结合我校档案工作实际,制定本规定。本规定适用于我校党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、产品生产与科技开发CP、基建JJ、仪器设备SB、出版物CB、外事WS、财会CK等10大类文件材料的归档范围和保管期限。

我校实行文书处理部门归档制度,全校副处级及以上建制单位、附属单位和因重要工作成立的临时性机构均为一个立卷单位,各立卷单位在校史档案馆指导下,定期向校史档案馆归档。

归档范围的确定“以我为主”为原则,既抓住文件材料所记述和反映的内容与本单位的关系。凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料,包括本单位形成、制定的正式文件、会议文件、内部使用文件,本单位收到上级、下级与本身活动有密切联系的各种文件材料等均应列入归档范围,凡是与本单位职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。

一、立卷分工

(一)上级机关下达的文、电材料,综合性的、全校性的由党办、校办分别负责立卷归档,专业性的或具体业务性的由各承办单位负责立卷归档;

(二)各单位以校党委、校行政名义印发的文件材料,由各单位负责立卷归档;全校性、综合性的由党办、校办分别负责立卷归档。各单位印发的文件,由各单位负责立卷归档;

(三)学校向上级机关报送的请示、报告及相应的批复、批示由党办、校办分别负责立卷归档,各单位向学校递交的请示、报告及相应的批复、批示由各单位负责立卷归档;

(四)学校党委会、党委扩大会、校长办公会等会议材料,由党办、校办分别负责立卷归档;各单位以学校党委和学校行政名义召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料,由主办单位负责立卷归档;

(五)校内两个以上单位共同承办的文件,由主办单位负责立卷归档;

(六)与外单位合作完成的项目,若我校为负责单位,经办部门须负责整理一套完整的文件材料进行归档;若我校为协办单位,只负责承担任务部分文件材料的归档工作;

(七)党和国家领导人、上级部门领导及知名人士来校视察、检查、参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待单位整理归档;

(八)重要的来信来访材料,由承办单位立卷归档;

(九)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好文件材料整理工作,移交校档案馆保存,任何人不得带入其它单位或部门。

二、归档重点及不列入归档文件的处理

(一)归档文件的重点

1.反映学校各单位主要职能活动和基本历史面貌的,对学校建设工作暨发展历史研究具有利用查考价值的文件材料;

2.学校各项工作中形成的旨在维护国家、学校和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

3.学校需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文件材料;

4.学校各单位向学校报送的重要文件材料;

5.其它对学校各项工作具有利用查考价值的文件材料。

(二)不列入归档文件的范围

1.上级普发的一般性参阅文件、不需办理的文件;

2.未定稿的各种文件;

3.未生效的合同、协议书;

4.无查考利用价值的一般性、临时性函件;

5.重份文件、校内各单位发来的文件;

6.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

7.与校外单位交换得来的文件材料。

(三)不列入归档文件材料的处理

1.清理出的不需归档的文件材料,应销毁的及时销毁;需要作为资料保存的,应制作目录清单,组卷单独保管,不要随便堆放,以防泄密。

2.销毁带密级的不归档文件材料,必须履行严格的登记手续;对于一般性文件材料,只登记收发文号码,或在收发文薄上加盖“销毁”戳。

3.销毁文件材料,需经鉴别和本部门有关领导批准后,由二人监销,保证不丢失、不漏销。在销毁文件材料过程中,为防止泄密,应禁止无关人员参与或介入。

三、各立档单位文件材料归档范围及保管期限

文件材料的形成、积累和归档,是档案齐全完整的基础,各单位必须对档案工作要实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划,纳入考核管理机制,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作,确保每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

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