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变划船人为掌舵者

时间:2017/4/13 11:13:52 来源: 作者:administrator 点击:96

 

——荷兰国家档案馆关于数字时代档案功能的实践和反思

作者:汉斯·霍夫曼

过去20多年间,关于档案工作在数字时代必须与时俱进,迎合时代挑战的问题反复被提及和强调。在当前技术和社会的发展浪潮中,反观之前提出的“档案工作要被重塑和转型”的观点是有先见之明的。社交媒体、开放数据、大数据,以及涉及信息管理领域的信息自由、隐私权、开放政府、信息安全等正在不断重塑人们对于文件的概念、价值、作用、管理的认知。

技术革新带来的影响不仅限于改变了文件的属性,同时改变了人们和社会组织行为习惯、沟通方式以及业务模式。档案的根本属性以及档案机构的角色成为被广泛争论且迫切需要解决的问题。信息社会中,不同组织之间、公共与私有领域的边界日趋模糊,不少机构都重视并开始对“数字信息资产”进行类似档案管理的操作,这对传统档案机构来讲,是挑战还是潜在机遇?在日新月异的数字世界中,档案机构如何摆正自己的位置等一系列亟待解决的问题,都需要我们在更高的战略层面上思考数字时代档案的功能定位。

业态巨变挑战空前

随着信息社会的发展,档案行业发生了巨变,文件管理工作面临着空前挑战。从文件载体形式上看,数字时代文件更多地呈现为虚拟形式,其与纸质形式最根本的区别是使用元数据进行创建。元数据描述文件的名称、类型、创建时间、创建人、存储路径等基本信息,一旦出错,追溯问题将耗时耗力。而且,电子文件易被修改,这引发人们对电子文件可靠性的质疑。

从文件管理的流程来看,过去的文件管理是分段式的,生成、保管和利用等不同环节往往由不同主体完成;在数字时代,文件管理的连续性大大增强,统一于一个业务流程中。生成文件的机构将文件视为重要资产,掌握着选择、组织、描述、保管和利用这些“资产”的权力。我们需要思考这种情况给档案机构带来的影响,档案管理在这个快速发展的数字时代中应该遵循什么基本原则,采取哪些具体措施?

早在1993年,两位北美地区的文件管理专家大卫·伯尔曼和玛格丽特·海德斯托姆已经认识到电子文件管理给档案机构带来的挑战,建议超越具体操作层面,从更高层次上看待档案工作。在20多年后的今天,两位的观点是具有超前意识的,遗憾的是面对电子文件管理带来的各种问题,尽管我们已经做了很多工作,但进展缓慢。究其原因,主要为电子文件管理者解决问题时聚焦在实际操作方法上,缺乏战略层面的思考。因此,我们应当借鉴商业管理中风险评估的手段,变革数字时代的文件管理。

档案工作者应该充当促进者和建议者的角色,将文件管理活动在深植并融入业务流程创建之初,并为全过程管理提供支撑,否则电子文件管理是无效和不成功的。通过20多年来的实践总结,确保(电子)文件管理两项基本原则为:一是文件管理过程应该与业务流程融合,确保文件生成时的准确,二是在信息系统规划设计阶段就应从“文件生命周期”的视角出发,考虑到文件管理的需要和规定。这要求文件管理人员“走出去”,与信息系统架构师、信息领域专家学者等开展对话,建立经常性沟通协作机制。

实践之路知易行难

笔者所在的荷兰国家档案馆作为国家档案管理的权威机构,国家档案馆的职能除了法定的档案文件价值鉴定、处置政府文件等传统业务外,还为政府各机构提供咨询服务,帮助他们制定档案管理规划。实际上,他们意识到自身在涉及政府信息和私人领域等公共利益的信息权上的职责,现行文件管理对于政府治理具有重要作用,于是便勇于承担起这方面的职责。澳大利亚、加拿大、英国国家档案馆也是这样做的,将业务范围延伸至更广阔的领域。

由于整体经济形势的不乐观,荷兰国家财政预算削减,国家档案馆大约每3年至4年就会面临一次重组。但这些不利因素也带来了积极影响,即这些压力使得档案馆及其工作人员必须紧跟时代发展、不断创新。为了给工作人员营造一个随时了解掌握业界前沿发展动态的氛围,荷兰国家档案馆在2009年至2011年期间制定实施了一系列培训计划,要求包括管理层在内的所有工作人员必须参训。通过培训,档案工作者洞察到国家档案馆面临的危机与挑战,让他们开始思考不断变化的外部环境对档案管理产生的影响。

目前,荷兰大多数政府部门仍在产生和使用大量纸质文件,但值得欣喜的是,荷兰提出各政府部门要在2017年年底前实现无纸化办公。达成这一目标不仅需要技术层面的努力,更需要文化和组织层面的变革。

荷兰政府推进无纸化办公分为几个阶段,第一阶段确保业务流程兼容管理文档管理系统和电子文件管理,拓展国家档案馆数字文件库的接收功能;第二阶段实现文件管理标准化,在政府机构内部确立3种统一的管理应用软件平台,还要开发不同系统间文件流转的统一交换格式。国家档案馆还要努力帮助政府机构提高文件价值鉴定工作的效率,比如,研发财务工作和人力资源档案管理等方面的通用保管期限表,各机构可根据自身需求制定细则。这样做将有效简化文件鉴定的过程,提高工作效率。

另外,在荷兰国家档案馆的行动部署基于一个知识架构,协调、支持、指导工作人员的行动框架,这一框架确定了6个原则:一是将电子文件管理整合到整个业务流程中;二是国家档案馆在流程设计、信息架构建设、支持系统搭建等业务流程的最初环节就加入进来;三是关注政府所有类型的文件,确保提供公众欲知的信息;四是确保文件的可信性和可靠性;五是用风险管理的方法进行文件管理工作;六是在不侵犯个人隐私的情况下,确保信息公开。当前,国家档案馆和政府机构正在进行更具战略性的交流,将先从战略层面开始,然后进入到操作层面讨论实施。

曲径通幽拾级而上

荷兰国家档案馆虽然还处于转型之中,却一直不断参与到更为广泛的政府治理层面,一些积极的成果开始显现。比如,2008年设立首席信息官、确立国家档案馆馆长的咨询顾问地位;在政府每个机构之间建立一个档案、文件管理事务的战略协商机构,国家档案馆在其中负责未来信息架构的规划,确保文件管理集成于数字业务进程之中,开发、签署文件管理工作办法,如元数据应用程序配置文件、通用保管期限表等。这些实践都帮助国家档案馆在政府转型特别是信息管理领域中摆正位置。

国家档案馆面临信息时代工作环境的巨变,该如何应对挑战?结合荷兰国家档案馆的实践,笔者给出一些建议:通过业务咨询和指导,向更多机构部门介绍文件管理的知识;提供数字存储库服务,允许政府机构利用存储库管理自己工作中生成的文件,并实现与国家档案馆的共享;推动标准的制定和实施,积极参与到国际标准化组织信息与文献标准技术委员会档案、文件管理分技术委员会(ISO TC46/SC11)、国际档案理事会,以及欧洲档案行业标准的制定之中;推动相关法律法规的出台,从立法层面推动电子文件管理;还有一点非常重要,就是转变观念,将履行文件管理职责这一行政行为提升到政府管理的战略高度。除此之外,档案文件管理人员要积极学习最新的文件管理方法,适应互联网时代的要求。国家档案馆需要大力提升工作人员的素质,培养出一支具有宽广战略视野、充分了解所处困境并能提出解决办法,且具备较强行动能力的人才队伍。可以说,如果没有这些人才的支撑,应对信息时代的挑战可以说是一个永远难以完成的任务。

简言之,国家档案馆履行法律框架赋予的任务同时还要适应当前发展,应扮演好以下几种角色:帮助整个政府确立适当的文件管理结构和框架的积极参与者;为政府各机构部门提供文档管理服务的咨询顾问;向政府机构和公众提供信息公开的服务方;社会文化遗产的价值鉴定者;档案文件的保管者;档案立法和规范以及全国档案馆合作框架的支持者。

在快速发展变化的数字世界中,国家档案馆以及档案工作者应更多地从战略发展层面对事业发展愿景和使命进行思考,才能在面对关键问题时采取积极行动,进而更好履行政府问责、保障公共利益、促进政府良好管理等方面的责任。

郑艳方杨太阳编译

(本文作者系荷兰国家档案馆电子文件政策与标准前任主管,曾代表荷兰国家档案馆在ISO TC46/SC11文件元数据工作组和文件管理国际标准ISO15489修订组担任负责人,现为文件管理独立咨询顾问。)

原载于《中国档案报》2016年12月15日总第3003期第三版

 

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