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云南师范大学档案分类编号方案

时间:2017/4/18 15:18:45 来源: 作者:administrator 点击:165

一、编制说明

为了贯彻执行国家档案局《归档文件整理规则》(以下简称《规则》),规范我校档案分类编号方法,适应档案计算机管理的需要,根据教育部《高等学校档案实体分类法》(以下简称《分类法》)的分类方法和编号原则,结合我校档案分类实际,特制定本方案。

本方案编制尽量做到档案分类的科学性、逻辑性、适用性、稳定性和唯一性。

以《规则》和《分类法》的原则和逻辑原理为依据,结合我校档案工作实际,科学划分类目,设定档号结构与分类主表。

类目的划分以及标识,原则上执行《分类法》确定的分类方案结构,以保持编号方案的稳定,便于对档案的检索。

贯彻坚持档号不重复,方便插卷和上架,可扩展的原则,以适应计算机管理和网络检索。

二、体系结构

根据《分类法》及《规则》的要求,结合我校原档案分类方案,及档案产生的领域、范畴和记述的内容性质,采用“年度—问题—保管期限”分类法。即归档文件整理首先按自然年度分开,年度下按问题分类,问题下再按保管期限区分。

(一)归档类目的划分和标识

1.一级类目的设置和标识

我校档案确定为十四个一级类目,类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识,其名称、标识符号和主要内容如下:

(1)DQ  党群档案

主要是党群部门在工作中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

(2)XZ  行政档案

主要是学校行政职能部门(教学、科研、外事、基建、财务、资产管理,校办产业除外)在工作中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

(3)JX  教学档案

主要是教学管理和教学业务部门(含学院)的各种载体形成的,有保存价值的材料。

(4)KY  科研档案

主要是学校在科学研究管理和科研实践活动中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

(5)CP  产品生产与科技开发

主要包括学校在产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

(6)JJ  基建档案

主要是基本建设管理和基建项目建设中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

(7)SB  仪器设备档案

主要是仪器设备管理和仪器设备申请购置,开箱验收,安装调试,管理使用,维修改造,申请报废等各个环节中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

(8)CB  出版档案

主要是出版管理和出版活动中以各种载体形成的,有保存价值的出版物及相关材料。

(9)WS  外事档案

主要是外事管理和外事活动中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

(10)CK  财会档案

主要是财务管理和会计核算活动中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

(11)SX  声像档案

主要是学校在教学、科研、党政管理和其它重大活动中形成的具有保存价值的各种以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的材料。

(12)DZ  电子档案

电子档案是指经过鉴定,具有保存价值和利用价值的,按一定格式存储在磁带、磁盘和光盘等介质上,并可以在网络上进行传递的代码序列及其相应的支持软件产品和软、硬件说明。

(13)SW  实物档案

学校在教学、科研、党政管理,外事活动中产生或获得的纪念品,奖品,奖状,礼品,赠品,证章等物品。

(14)RW  人物档案

 人物档案是经学校确定为人物档案搜集范围的个人在国内外教学、科研以及社会活动中形成的,有保存价值的各种载体的文字、图表、声像、电子、实物材料,均属人物档案。

2.二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,其标识采用“双位制”阿拉伯数字,一次标识为11、12、13……99,但10、20、30……等带“0”的数字不用。

3.三级类目的扩展和标识

三级类目的标识采用“自然数序列”。即依次标识为1、2、3……,以区分不同的档案内容、类目之间用连接号“.”连接。

(二)档号的编制

1.档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码,其结构为:

全宗号-年度号-类目号-保管期限-卷号.件号。

各部分标识之间用连接号“-”连接,如“3-2016-XZ11-Y-1.0001”

(1)全宗号:由阿拉伯数字组成。我校档案馆现有3个全宗。其中1全宗为原云南师范大学(1998年以前);2全宗为原云南教育学院;3全宗为新的云南师范大学(1999年以后)。

(2)年度号:采用公元纪年。由四位阿拉伯数字组成。

(3)类目号:由一、二级(档案内容多时扩展到三级)类目标识号组成。

(4)保管期限:采用两种方式表示,第一种是在录入计算机时,采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入,即永久为“Y”,长期为“C”,短期为“D”;第二种是在手工填写档案盒时,直接采用名称汉字主词,即“永久”、“长期”、“短期”。

(5)卷号:采用阿拉伯数字标识,为档案盒号。

(6)件号:用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0006”。

归档文件材料装盒后,按照每一盒内第一件文件和最后一个文件的件号,确定“盒”的起止件号,下一盒的起件号按照上一盒的止件号接读。

2.档案实体排架

根据我校工作的实际情况,档案实体上架采用分类排架法。先按全宗分开,再按照类目划块,类目下再按年度,保管期限,盒号横向从左到右,从上到下顺序排列。

三、分类主表、档案类目号编写简表附后。

四、本方案自发布之日起实施,由档案馆负责解释。

 

 

 

附表一

分类主表

 

DQ    党群

    11  党务综合

    12  纪检

    13  组织

    14  宣传教育

    15  统战

    16  工会

    17  团委

JJ    基建

    11  综合

    12  基建工程项目

SB    仪器设备

11  综合

    12  仪器设备项目

XZ    行政

    11  行政综合

    12  人事

    13  监察审计

    14  保卫、武装

    15  后勤管理

    16  档案、图书、文博

    17  离退休

CB    出版物

    11  综合

    12  校报

    13  刊物

WS    外事

    11  综合

    12  出国(境)

    13  来校(访问、讲学、研究)

    14  国际合作与会议

    15  外国留学生工作

JX    教学

    11  综合

    12  学科与实验室建设、专业设置

    13  招生

    14  学籍管理(可扩展到三级类目)

        1 博士

        2 硕士

        3 本科

        4 专科

        5 成人

    15  课堂教学与教学实践

    16  学位

    17  学生工作

    18  教材

    19  二级学院教学

        1 文理学院

        2 商学院

CK    财会

    11  综合

    12  会计报表

    13  会计帐簿

    14  会计凭证

    15  工资清册(奖金、奖学金入此)

SX    声像

    11  照片(含底片、文字说明)

    12  录音带

    13  录像带

    14  缩微胶片

    15  影视胶片

    16  幻灯片

SW    实物

    11  文物、校史

    12  礼品、赠品

    13  奖品(状)

    14  其它

KY    科研

    11  综合

    12  科研项目

DZ    电子

    11  磁盘

    12  光盘

    13  磁带

CP  产品生产与科技开发

11  综合

12  按产品种类或项目设置类目

RW    人物

 

        在二级类目下,直接以人的姓名为标识。每人的材料编一个独立的流水件号,如:3-2016-RW陈某某-Y-1.0001

 

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