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云南师范大学归档文件材料整理方法及归档要求

时间:2017/4/18 15:19:38 来源: 作者:administrator 点击:150

根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000),结合我校校史档案馆根据每个立卷单位的特点和工作范围所制订的较为详细、科学的归档范围,兼职档案员应积极配合学校档案馆文件整理、归档工作,认真按照归档范围做好平时文件材料的分类和立卷。

  • 文件材料整理方法

(一)立卷分类

我校采用“年度—问题—保管期限”分类法,步骤为:

1.将文件材料按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度,具体而言,根据文件材料的不同特点,可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。

    在归档过程中,跨年度文件的分类遵循以下规则:

(1)跨年度的请示与批复,归入批复年度;

(2)跨年度规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;

(3)跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;

(4)跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;

(5)跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;

(6)法规性文件归入公布或批准年度;

(7)教学类文件按学年归档,财会档案文件按会计年度归档。

2.在分年度的基础上,将文件材料按《云南师范大学档案分类编号方案》中确定的十四个类别进行分开,如:DQ党群、XZ行政、JX教学、KY科研、CP产品生产与科技开发、JJ基建、SB仪器设备、CB出版、WS外事、CK财会、SX声像、SW实物、DZ电子、RW人物。

3.将类别理顺的文件材料按其内容反映的问题、事物分开。

4.最后将文件材料按规定的不同保管期限,作永久、定期30年、定期10年三个级别分开。

(1)能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久;

(2)反映学校一般工作活动,在长时期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期;

(3)凡在短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期。

具体内容参见《云南师范大学文件材料归档范围和档案保管期限规定》。

(二)组卷

    归档文件以件为单位,分类完毕的文件积累到一定数量就可以组成案卷,组卷的时候,一般以问题特征为主。结合作者、名称内容等特征按年度归档。属于同一类别的文件材料组成一卷,内容和排列顺序如下:

1.工作计划、总结等综合性文件,一般可按责任者或名称标题组合;

2.管理和业务活动形成的业务文件、调研材料,按问题组合;

3.统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或书卷;

4.简报、内部刊物,按名称或期号组合;会议文件按会议的届次进行组合;

5同一问题的请示与批复、转发文件与原件应组合在一起;

6.其他文件材料可根据规定的形式按归档原则组合。

    (三)排列

将文件分好卷后,同一卷内的文件排列,应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列:

1.卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列。

2.文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列,密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:

批复、批示在前,请示、报告在后;

    正件在前,附件在后;

    印件在前,定稿手稿、修改稿、签发稿在后;

    转发通知、决定、批示在前,被转发件在后;

    非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

其他文件材料按其形成规律和特点,按归档原则排列,时间顺序排序。

  • 填写卷内目录

卷内文件排列好之后,进行卷内目录填写。

卷内文件目录由以下几部分组成:

  1. 序号:以卷内文件排列先后顺序填写,如1、2、3……。

2.件号:以卷内文件排列先后顺序填写,如1、2、3……。(格式由南大之星档案管理系统自动生成)

3.文件编号:文件制发机关的发文字号,如云师大组〔2004〕19号。 

4.责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者,如本科**班成绩单档案,责任者为教务处。

5.题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,并在前后加[]。

会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。

6.日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“.”号,如2004.3.30。没有责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。

7.页数:卷内单份文件的页数。

 

卷内文件目录样表

 

序号

件号

文件编号

责任者

题名

日期

页数

1

1

云师大人〔2012〕4号

校长办公室

关于×××××××××××××的通知

20120223

3

2

2

云师大人〔2012〕4号

校长办公室

关于×××××××××××××的通知

20120420

2

3

3

云师大人〔2012〕4号

校长办公室

关于×××××××××××××的通知

20012503

4

4

5

 

 

 

 

 

 

(五)装盒 

将归档文件按部门件号顺序装入档案盒。

(六)填写卷末备考表

案卷除了最前面有卷内文件目录以用来指示本卷的内容,在卷末还有一张卷末备考表,用来简要说明案卷处理过程。

卷末备考表内包括以下内容:

1.本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。

2.立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3.立卷时间。

卷末备考表样表

我校所使用的南大之星档案管理系统可自动生成卷内文件目录和卷末备考表,专兼职档案员可在文件组卷、装盒完成后,根据案卷实体登录南大之星档案管理软件进行案卷和文件信息的著录,著录完成后,由系统自动生成卷内文件目录和卷末备考表,将此二表打印出来,装盒时,卷内目录放在案卷文件前,备考表放在案卷文件后。

  • 归档要求

   (一)归档材料质量要求

1.归档的文件材料要符合文件制作要求,标题、落款、时间(年、月、日)印章、签发必须齐全完整;

2.归档的文件材料应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作,严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、签字笔、纯兰墨水、复写纸、压感复印纸等易褪色材料书写或制作;

3.归档的文件材料必须是原件,任何单位或个人不得将原件留下,用复印件顶替;

4.归档的文件材料应逐件加盖归档章;并填写归档章的各个项目,编制件号;归档章的位置在每件文件首页左上端的空白处。文件的件数,一般以每份为一件;请示与批复,报告与批示,文件正本与不同稿本,正文与附件,正文与文件处理单,原件与复制件,转发文与被转发文,报表、名册、图册,来文与复文等可视为一件。

归档章样式

 

云南师范大学归档章

全宗号

 

年度

 

件号

 

类别号

 

保管期限

 

页数

 

 
  • 案卷质量要求

    1.案卷大小适宜

纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

2.案卷厚薄要适宜

卷内文件的数量不应超过100个自然页,即100张A4幅面大小的纸张。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷,严禁跨类组卷。

3.卷内文件保管期限要统一

    4.应归档的文件材料,齐全完整;分类清楚 , 并保持文件之间的有机联系;

5.认真填写卷内文件目录、备考表

    (三)归档时间要求

1.党群、行政类档案及凡能按年度归档的,应在次年6月底前归档;

2.教学类档案在教学周期结束后当年九月底前归档;

3.科研类档案在项目完成后两个月内归档;

4.基建类档案在项目完成后三个月内归档;

5.设备类档案在设备验收后一个月内向档案馆归档;

6.声像类档案在事件结束后一个月内向档案馆归档;

7.人物类档案随时收集,随时整理,随时归档。

案卷装订完毕,兼职档案员应和校史档案馆人员商定检查、移交档案的时间。

    (四)归档手续

    立卷部门整理好案卷,校史档案馆派人检查合格后,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名。

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