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电子文件小常识

时间:2017/4/18 15:22:46 来源: 作者:administrator 点击:94

 

来源:中国科学院档案馆  时间:2014-11-24

 

电子文件(Electronic Records)是指在数字设备中产生,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为,完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成,并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封,文件是用元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。

电子文件的种类很多,按其信息存在形式分,可分以下8种:

(1)文本文件(Text),或称为字(表)处理文件,是指使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件。

(2)图形文件(GraPhic )

是指根据一定算法绘制的图表、曲线图,包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。

(3)图像文件(Image )

是指使用数字设备采集或制作的静态画面,如用扫描仪扫描的各种原件画面,用数码相机拍摄的照片等。

(4)视频(影像)文件(Vide)

是指使用视频捕获设备录人的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面,如数字影视片、动画片等。

(5)音频(声音)文件(Audi)

是指用音频设备录人或用编曲软件生成的文件。

(6)数据文件(Data )

又称为数据库文件。是指在事务处理系统中单独承担文件职责,或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。

(7)命令文件,亦称计算机程序(Program )是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序,是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输人计算机,通过相应的编译程序编译后执行,有些还要经过连接程序才能执行。

(8)多媒体文件(Multimedia ),包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”。这种文件使用多媒体技术制作,具有较复杂的结构,必须使用多媒体计算机复现。

按文件的功能分类。可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。

主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持性文件是指生成和运行主文件的软件,如文字处理软件、表格处理软件、图形软件,多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件,如计算机程序类文件(命令文件)往往附带若干辅助设计文件、图形文件,数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

按文件的生成方式分类。可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体(如胶片)文件重新录人生成的转换文件。

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