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特殊载体档案收集整理的一些做法

时间:2017/4/18 15:23:13 来源: 作者:administrator 点击:124

来源:中国科学院档案馆 时间:2014-11-24

随着经济社会的发展和信息技术水平的提高,声像、实物等特殊载体档案日益增多,并发挥着越来越重要的作用。中国科学院广州分院、广东省科学院(以下简称“两院”)对特殊载体档案的收集工作始于上世纪80年代早期,现库藏的特殊载体档案有录音带、录像带、照片、光盘以及奖杯、奖状、锦旗等实物档案。近几年,根据中国科学院档案管理标准和《广东省档案管理条例》(2007年8月修订)有关要求,两院对特殊载体档案的管理非常重视,将其纳入到档案资源的重要组成部分,并积极探索特殊载体档案的收集、整理和归档工作,丰富档案资源。

一、拓宽声像档案的收集渠道,提高归档率

通常,很多单位的声像资料都是散存于个人或部门内部,致使档案室难以收集齐全该年度产生的重要声像材料。对此,我们采取了一些措施与办法:一是根据机关工作特点制订了《两院机关声像档案管理办法》,从制度上确保声像档案的完整、系统和统一管理。二是加强各部门对声像档案的收集、利用和归档意识,各职能部门指定最少1人兼职负责声像和实物档案的收集。三是利用两院网站图片新闻的资源,及时收集和初步整理各部门组织承担的院层面的重要活动图片。采取以上方法非常有效,2000年后两院声像档案的归档率大大提高。2000-2007年,共收集整理14册,平均每年归档2册。此外,我们还对近年省级以上领导来访视察发表的讲话录音、全院性的重要会议或活动录像转录成光盘保存。这项工作收录的材料目前还不多,归档分类方法还在探讨中。

二、对早期录像带恢复抢救,转录成光盘

由于读取设备的淘汰或更新,早期录像带直接读取信息非常困难。我们对库存的录像带进行检查及筛选,对其中有价值的、事项记录清楚的录像带进行处理,借助专业部门的影像设备读取后转换成数字形式,制成DVD光盘。如1984年两院干部任免大会、广东省领导到院宣布新的领导班子成立和进行科技成果颁奖的录像,都得到了及时的恢复抢救。刻录成DVD光盘后,我们通过查阅相关档案资料及向老同志了解情况,参考声像档案归档要求,对每张光盘的内容、录制者、录制时间及片长等事项进行注明,然后编制目录及光盘号,放入统一的光盘档案盒中。

三、规范早期的照片档案,补救老照片

从90年代开始,两院照片档案的收集和整理逐步走向规范。经过检查和比对后,我们对1990-2005年的照片档案做了进一步的改进:一是加强文字说明,尽量补全人物、时间、地点、事由、背景及摄影者等要素。二是按照册号-张号对每张照片重新编档号。三是以照片的自然张或若干张(一组)为单位著录成为照片档案目录。四是统一照片册,严格保存条件。对于两院库存的部分90年代以前的照片,由于当时的整理和归档比较随意,装具各式各样,有用信封装,有用公文纸包,有的粘贴在相册上等,图片的文字说明也残缺不全。目前我们正在对这些老照片进行发掘和补救,拟请老同志帮忙辨认清楚,以作规范性的整理。

四、借助声像档案的手段,将实物档案转化为照片档案

两院库存有大量在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖杯、奖牌、奖状、锦旗、礼品、荣誉证书、领导题词等实物。这些实物档案形状各异、大小不一,整理归档入库后查阅或利用远不如其它档案便利。对此,我们对1955-2007的上述实物档案进行筛选后,逐一进行拍照,依照《 照片档案管理规范》形成实物档案的照片档案。为了方便查找,这些实物档案照片的档号与实物档案的档号一致,不随库藏照片档案的档号。实物档案的目录采用Excel格式完成,并通过超链接链接到实物档案照片库中,最后把目录和照片库一同刻录到光盘中。1985-2007年,共形成6册此类照片档案。经过这样处理后,实物档案不出库,就可以利用照片册与光盘进行查阅并提供利用。这既对实物档案起到保护作用,也方便了利用者。此外,我们还专门设计了荣誉档案柜,放置奖杯、奖牌等实物档案集中展示。重要领导的题词装裱后装人镜框,便于展示和妥善收藏。

特殊载体档案直观、形象地记录了历史。随着社会的发展及办公条件的改善,在日常工作和公务活动中会产生越来越多的特殊载体档案。如何分类、整理并利用好这些特殊载体档案,是当前档案管理工作中值得深人探索的课题。

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