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云南师范大学电子文件归档管理办法(暂行)

时间:2017/4/18 15:24:54 来源: 作者:administrator 点击:141

 

第一章 总 则

第一条 为了适应云南师范大学信息化建设和自动化网络办公的需要,规范我校电子文件的归档管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》以及《云南省电子公文归档管理暂行办法》等有关法规,特制定本办法。

第二条 基本术语解释

(一)电子文件:是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

(二)归档电子文件:是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

(三)电子文件的逻辑归档:指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

(四)电子文件的物理归档:指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

(五)电子文件的真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成的原始状况一致。

(六)电子文件的完整性:指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

(七)电子文件的有效性:指电子文件应具备可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

(八)背景信息:指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

(九)元数据:指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章 管理体制和职责

第三条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,学校和各部门都要明确电子文件归档管理工作的分管领导,协调解决实际问题。

第四条 各部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施,对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作,由承办(业务)部门负责,要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责,以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第五条 各部门均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员,负责本部门各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。

第六条 对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作,由档案馆负责。档案馆要建立相应的工作制度,对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。

第七条 归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要设置电子档案管理机构,配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案;同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读。全校档案人员要学习掌握计算机和档案管理系统的操作技能,利用归档的电子文件,积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

第三章 电子文件收集、积累

第八条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件,凡是属于归档范围和有查考利用价值的均应收集归档。采用物理归档归到档案馆后的电子文件,仍要在本部门保留一年后方可删除或销毁。

第九条 收集积累的电子文件类型

(一)电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1.定稿电子文件:在学校办公自动化系统中形成的电子文件,最后修改稿即为定稿电子文件,系统将自动记录草稿和修改情况;用计算机文档处理系统起草文件时形成的最后一稿电子文件,记录了文件的最后修改结果,收集时需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。

2.正式电子文件:将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明,并加盖电子印章。正式电子文件必须用PDF格式存储,以确保其真实性和有效性。

(二)电子文件信息类型

电子文件类型包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件等。

对于用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,则应连同专用软件一并归档。

第四章 电子文件的归档和移交

第十条 电子文件归档范围

云南师范大学电子文件的归档范围按照本校制定的各归档部门纸质文件归档范围执行。此外,还包括有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件(WEB网页)、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等。

第十一条 电子文件归档

电子文件的归档可分为两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。

(一)逻辑归档的要求:

1.电子文件归档操作由各归档部门电子文件管理员完成。

2.电子文件管理员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上,服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

3.归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

4.办理完毕的电子文件实行随办随归,至迟不能超过4周。

(二)物理归档的要求:

1.电子文件管理员应根据学校制定的归档范围和电子文档档号编制办法,在电子文件产生时就要对应归档电子文件进行标识(文件题名、形成日期、编号等)。

2.各归档部门办理完毕的电子文件进行禁止写操作后,在纸质文件归档的同时拷贝到磁盘或光盘上,文件数据还应填写电子文件目录。载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等,如要保密还要标明密级。

3.特殊格式的电子文件(非通用格式),归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件,数据库结构字段名为非汉字结构的,归档时应附数据库结构说明书,标明每个字段的汉字名称;如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示,以确保数据库信息的可利用性。

4.电子文件承办人在向本部门档案管理员归档时,应填写《归档电子文件登记表》,与盘片一同交给档案管理员归档,本部门的电子文件管理员统一向档案馆移交。

第十二条 电子文件鉴定

电子文件的鉴定工作,包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、划定保管期限等。各部门电子文件管理员对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验,发现问题及时采取补救措施。

档案馆对接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验和鉴定。检验鉴定项目如下:

1.物理归档的电子文件载体有无划痕,是否完好;

2.逻辑归档的电子文件是否进行了禁止写操作处理、归档鉴定是否准确,档案编号是否规范;

3.检查归档电子文件是否带有病毒,并核实其真实性、完整性、有效性检验及审核手续;

4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;

5.对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

物理归档的电子文件经检验合格的分别由移交部门和档案馆填写《云南师范大学归档电子文件登记表》,双方签字盖章。登记表一式两份,一份由电子文件形成部门自己保管,一份交档案馆保存。

第五章 电子档案的保管、利用和统计

第十三条 归档电子文件移交到档案馆后,档案馆要制作三套,一套封存保管,一套查阅利用,一套异地保存。

第十四条 档案馆对接收入库的电子档案要定期进行检查,发现问题及时采取恢复措施。

第十五条 保管的归档电子文件要采用专门的保护技术手段和保护设备。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,并注意温度和湿度控制,防止强磁场干扰。

第十六条 电子档案的利用途径主要有三种:提供拷贝、通信传输和直接利用。

(一)提供拷贝

拷贝是电子档案使用的第一途径,目的是向使用者提供档案的原始状态,确保其使用过程中的权威性。档案馆向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时,也可向这些用户提供打印件或缩微品。

(二)通信传输

通信传输可以解决使用者无法到达档案馆的难题,而且可以节省时间和财力,是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输,即用网络传输电子档案,在不同的馆际之间,可以实现档案资源互相交流,以及向相对固定的查档单位提供档案资料,可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

(三)直接利用

直接利用指的是利用档案馆的电脑,在档案馆的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持,也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。

第十七条 电子档案的利用要注意以下事项:

(一)采用的利用方式,应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。

(二)依据电子档案内容的密级层次,进行有效管理。一般情况下,对内容不是完全开放的电子档案,不能用拷贝的方式提供利用,对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。电子档案查阅利用时应严格遵守国家和学校的有关保密规定。

(三)提供拷贝时,应依据利用者的需求和确认使用权限后进行拷贝制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝,并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除经过编辑公开发行的电子出版物外,提供利用的拷贝需进行回收。对回收来的拷贝,应作信息内容的消除处理。

第十八条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。销毁超过保管期限的电子档案时要严格审核,编制销毁清册,经学校有关领导批准后方可销毁。

第十九条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十条 本办法从发布之日起施行,由档案馆负责解释。

 


 

附表1:

云南师范大学归档数据库文件登记表

 

数据

表名

 

表中数

据内容

 

记录

总数

 

 

数据表管理

软件名称

 

如主表另有辅表请填辅表数,如果没有辅表请在“辅表数”栏填:无

 

 

软件来源

 

 
 

序号

字段名称

字段中文含义

字段类型

字段长度

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
                   

 

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