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云南师范大学纸质档案数字化技术规范

时间:2017/4/18 15:25:54 来源: 作者:administrator 点击:708

 

根据中华人民共和国档案行业标准DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》,结合我校档案归档实际情况,纸质档案数字化技术要求如下:

一、 纸质档案数字化基本要求

(一)数字化对象的确定原则

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认,属于归档范围且应永久或长期保存、符合国家有关规定的档案可列入数字化加工的范围。

(二) 基本流程

纸质档案数字化的基本流程主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、检索利用等。

(三) 过程管理

加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,同时建立起完整、规范的记录。

二、档案整理

在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。

(一) 拆除装订

在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

(二)区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。扫描文件区分的原则是:无关和重复的文件,以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料、文件处理单等要剔除。

(三)页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

(四)装订

扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,案卷不掉页、左边和底边整齐,做到安全、准确、无遗漏。

三、档案扫描

(一) 扫描方式

1.根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件,需分别扫描。

2.纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

(二)扫描色彩模式

1. 纸质档案为黑白两色的档案,采用黑白二值模式进行扫描。

2. 纸质档案有红头、印章、彩色照片、彩色插图的档案,采用24位真彩彩色模式进行扫描。

(三) 扫描分辨率:300dpi。

四、图像处理

(一)图像质量检验

1.对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。

2.发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。

3.发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

(二)纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度不得大于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

(三)去污

去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污,应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。

(四) 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。

五、图像存储

(一)存储格式

存储为PDF格式。

(二)图像文件的命名

以纸质档案目录数据库为依据,将每个图像文件命名为实体档案的档号。通过档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

六、数据挂接

图像文件挂接至档案管理信息系统中实体档案相应的目录上。

在生成数据光盘之前,根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实体档案数相等,如不相等则不能生成数据光盘。需打印出清单,回退给图像处理人员补扫。

七、数据验收

(一)数据验收前的相应处理,包括文件的格式转换、添加说明性文件等。

(二)对数据进行检验,给出合格或不合格结论。

(三) 将数字加工后的数据转换为数据光盘格式,拷贝到活动硬盘上。

八、数据备份

(一)备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

(二)备份方式

为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存。

九、检索利用

数字化档案检索利用可采用单机、局域网和互联网三种方式。

数字化档案提供网上检索利用时,应根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

十、本规范自发布之日起实施,由档案馆负责解释。

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