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云南师范大学人事档案管理实施细则

时间:2017/5/5 14:57:06 来源: 作者:administrator 点击:159

第一条 凡是组织、人事等有关部门按照相关政策,在培养、选拔和使用人员等工作中,形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,均属于人事档案。人事档案管理是指学校对人事档案材料的接收、收集、整理、立卷、归档、保管、利用服务、转递等相关管理工作。

第二条 组织部、人事处、档案馆是人事档案的管理部门。组织部负责处级干部人事档案利用审批工作;人事处负责其他人事档案利用审批工作;档案馆负责人事档案接收、技术性审核、整理、立卷、保管、查阅、转递和技术指导等工作。校长办公室负责按照机要函件要求进行人事档案转递。

第三条 组织部、人事处、国际合作交流处、统战部负责干部人事归档工作,归档单位负责人事档案相关信息的确认、鉴别、审查。

第四条  人事档案形成部门为组织部、统战部、纪委、监审处、人事处、教务处、科研处、研究生部、国际交流处、校工会、校医院、各学院党委、党总支、直属党支部等。人事档案形成部门应当有一位负责人分管本单位的人事档案工作(可与其他档案工作统筹考虑),档案形成部门的人事档案工作人员由各基层单位选聘,报组织部备案,并由组织部会同人事处、档案馆负责培训。

第五条  学校全资的法人单位、以学校为董事长(控股股东)的法人单位,其人事档案,原则上由相关法人单位独立管理(其中由学校派出的全民事业编制干部,其人事档案由学校档案馆管理);学校人事代理、合同制人事档案由省市人才服务中心管理。

第六条  人事档案的归档范围,根据材料内容特征分为十大类:

第一类  履历材料

履历表和属于履历性质的登记表等材料。

第二类  自传材料

自传和属于自传性质的材料。

第三类  考察、考核、鉴定材料

1.考察材料,在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;

2.定期考核材料,年度考核登记表,援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;

3.工作调动、转业等鉴定材料;后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料;

4. 离任审计材料等。

第四类  学历和评聘专业技术职务材料

1.学历学位材料:高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推免生登记表,专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书盖章复印件,党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

2.评(聘)专业技术职称(职务)材料:专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表,聘任专业技术职务审批表等材料。

3.职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。

4.反映科研学术水平的材料:当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知;遴选博士生导师简况表;博士后工作期满登记表;被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料;科研工作及个人表现评定材料,业务考绩材料;创造发明、科研成果鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文目录。

第五类  政治历史情况的审批材料

审查教职工政治历史情况(包括党籍、党龄、国籍)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料,主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;家庭成员及主要社会关系的调查、说明材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的民族、年龄、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料。

第六类  加入中国共产党、共青团及民主党派的材料

1.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表,退团材料;

2.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、中国共产党党员登记表,不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料;退党材料;取消预备党员资格的组织意见;

3.加入民主党派的有关材料。

第七类  奖励材料

包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料。

第八类  处分材料

包括违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料,本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料;解除(变更、撤销)处分的材料;检察院不起诉决定书;法院刑事判决书、裁定书;公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

第九类  录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、辞职材料及各种代表登记表等材料。

1.包括工资级别登记表、转正定级审批表,各种工资变动审批表(呈报表),奖励工资审批表,享受特殊津贴呈报表,解决待遇的审批表、批复等;

2.干部任免审批(呈报表),调动呈报表,公务员报考登记表、审批表、公务员过渡登记表,聘用审批表、合同书、续聘、解聘、辞退材料,干部退(离)休审批表,军队转业干部审批表,授予军(警)衔审批表;

3.因公出国(出境)审批表、备案表;

4.党代会、人代会、政协会以及工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表、委员简历(提名表)等。

第十类  其他可供组织参考的材料。

第七条 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确,同时应具有承办单位或个人署名,有形成材料的日期,经组织审查盖章后归档。

第八条 人事档案材料的纸质载体统一使用A4规格的办公用纸,不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水书写和使用复写纸复写。

第九条 人事档案管理人员要认真检查收集的材料,对不符合归档要求的档案材料,应及时通知材料归档部门补办。

第十条 人事处在工作人员调入学校或新聘正式教职工进校前,应组织相关部门进行档案审查,合格后方能办理入校手续。拟新进人员人事档案材料不齐全、不完整、不准确的,应及时联系拟新进人员补齐欠缺材料、核准相关问题再后移交归档。

第十一条 人事档案材料的形成部门在材料形成后的一个月内,负责按要求把应归档的材料送交档案馆归档。

(一)党委组织部负责以下材料的归档:

干部任免审批表、提拔职务的相关考察材料,干部试用期满考核表、干部挂职锻炼登记表,后备干部考察(登记)表(此表待提拔使用后归档,未提拔使用则不归),干部调动审批材料,干部个人重要事项报告材料;党组织建设中形成的材料(入党志愿书、入党申请书和转正申请、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定)、民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表,优秀党员事迹及组织审批材料、认定为不合格党员补劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料、退党材料、取消预备党员资格的组织意见;委员当选通知、党代会代表登记表。

(二)人事处负责以下材料的归档:

录用和聘用审批表、聘用教职工合同书,续聘审批表、解聘辞退材料;退(离)休审批表和军队转业干部审批表;工资变动情况表、审批和解决待遇问题的批复材料、各种代表登记表等材料;国民教育、成人教育和培训工作中形成的学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学位决定、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料,评聘专业技术职务(职称)的相关材料;专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务(职称)审批表;干部履历表和教师、职工登记表;教职工年度考核表、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料;享受政府特殊津贴材料;遴选为博士生导师简况表;被县处级以上人民政府选拔为拔尖人才的材料。

(三)纪委(监审处)负责以下材料的归档:

纪委:纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定(免予处分的意见)、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料、通报批评材料;法院审判工作形成的判决书;复查甄别报告、决定、上级批复材料。

监审处:教职工经济责任审计结果报告、经济责任审计结果登记表及相关考察材料;行政问责材料。

(四)统战部负责以下材料的归档:

加入或退出民主党派形成的相关材料;获得统战工作校级、省、部级及以上先进审批表;区级及以上政协委员当选通知书或证明材料,代表登记表等材料。

(五)教务处负责以下材料的归档:

校级及省、部级以上教育、教学、课程及管理方面的奖励审批材料;撤销奖励的有关材料。

(六)科研处负责以下材料的归档:

反映科研学术水平的材料:校级及省、部级以上科学技术类奖励的登记表、审批材料;科研工作及个人表现评定材料,业务考绩材料;创造发明、科研成果鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文目录。

(七)各研究生培养单位负责以下材料的归档:

 各研究生培养单位在招生处、研究生部、学生工作部(处)、就业处等部门的组织领导和指导下,汇总研究生报考、录取、培养、毕业等环节产生的材料,按照研究生个人人事档案、学位档案的不同要求,分别归档交档案馆(具体材料详见《学位档案归档文件目录》和《研究生人事档案归档目录》)。

(八)国际合作与交流处负责以下材料的归档:

教职工因公出国(境)审批表、备案表;在国(境)外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

(九)校工会负责以下材料的归档:

校级及省、部级以上奖励审批表,校级及省、部级以上优秀工会干部、工会积极分子等材料;工会、教职工代表大会形成的材料:委员当选通知或证明材料,代表登记表等。

(十)校医院负责以下材料的归档:

职工体格检查中有必要归档的体检表及工伤致残确定的残疾登记材料。

(十一)各学院、党总支、直属党支部 负责以下材料的归档:

 职工加入中国共产党志愿书、入党申请书、转正申请书、政审及自传等材料。

(十二)各单位负责以下材料的归档:

办理教职工丧事活动中形成的讣告、遗书;非正常死亡的调查报告及有关情况材料。

第十二条归档纸质材料与电子文件(或扫描件)同步归档。属于应归入人事档案的材料,均应按照规范进行整理、装订。

第十三条  人事档案形成部门应对收集起来准备归档的材料进行审查,甄别材料的真伪,判定材料的保存价值,确定其是否归入人事档案。

(一)判断材料是否属于应归入人事档案的内容。

(二)审查材料是否齐全、完整。成套材料必须头尾完整,缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。对头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档,凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档。

(三)审查材料是否填写规范、手续完备。凡规定需由组织盖章的,要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。出国、出境审批表,须注明出境的任务、目的及出境与返回的时间。工资表各个项目要填写齐全。材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的,材料形成部门应当重新制作,补办手续,或者由具有管理权限的组织、人事部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。

(四)鉴别时,发现档案中缺少的有关材料,要及时进行登记并收集补充。

第十四条 档案馆接收人事档案和归档材料时,要对照归档范围和归档内容、档案资料的形式要件进行审核,对不符合归档范围、内容、形式要求的档案材料予以退回或提出整改要求,对缺漏的材料提出补充要求。组织部、人事处、统战部、国际交流合作处负责组织对人事档案材料的真伪等进行审核、审查,形成结果认定材料。

第十五条 教职工因出国、辞职、退职、自动离职、被辞退、开除公职等情况另行就业的,原则上由人事部门通知当事人持相关手续到档案馆办理档案转出手续,未转出期间由档案馆暂存,不在编人员的档案按人事管理相关规定执行。

第十六条 教职工在受刑事处罚期间,其人事档案由档案馆保管。刑满释放后,根据去向确定其档案归属和转接方式,由人事部门通知当事人持相关手续到档案馆办理档案转出手续。

第十七条 因工作需要查借阅人事档案,须遵守下列规定:

(一)除组织部、人事处、纪委办公室(监察处)、统战部、保卫处、离退休工作处等部门外,查借阅单位原则上只能查借阅本单位人事档案。

1.查阅人不得查阅本人及其直系亲属的人事档案。

2.查阅人应严格遵守保密制度和阅档规定,阅档过程中严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容。

3.未经批准,查阅单位或个人不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容,更不得将其他材料装入档案。

4.查阅完毕后,要进行查档登记。

5.不得通过电话查询人事档案。

(二)查阅人事档案审批权限及管理:

1.查阅人事档案应派两名中共党员干部,填写《云南师范大学人事档案查阅审批表》并办理审批手续后方可查阅档案。

2.各单位查阅本单位人事档案,由本单位分管人事档案工作负责人审批。

3.查阅非本部门人事档案,副处级及以上干部和其他教职工分别经组织部和人事处领导批准;查阅出国、民主党派人事档案资料的,分别由国际交流合作处、统战部批准。

4.凡外单位查阅学校人事档案须出具公函及有效证件,副处级及以上干部和其他教职工分别经组织部和人事处领导批准;查阅出国、民主党派人事档案资料的,分别由国际交流合作处、统战部批准。

(三)借阅人事档案审批权限及管理:

1.人事档案原则上不外借。如遇特殊情况,确需借出使用时,应派两名中共党员干部,按照规定填写《云南师范大学人事档案借阅审批表》并办理审批手续后可到档案馆借阅档案。

2.无论是否是本单位教职工,均需经组织部和人事处审批。副处级及以上干部、其他教职工应分别经组织部和人事处领导批准。

3.借出的档案必须指定专人保管,不得转借他人,更不得把档案给无关人员或教职工本人翻阅。借阅时间最长不得超过七天,若需延长使用时间,应及时办理续借手续。

第十八条 教职工本人可查询本人履历类人事档案信息。查询时须持本人有效身份证件,由档案馆人事档案管理人员代为查询。

第十九条 档案馆按组织部、人事处有关人事档案转出和转入通知或组织部、人事处签署意见的调档函办理人事档案转递事宜,校长办公室协助完成人事档案的转递工作。

(一)转递档案必须详细填写《人事档案材料转递单》,并与档案一道密封。转出的人事档案必须完整齐全。档案馆应按《干部档案工作条例》的要求,整理装订成册,一次性转出。

(二)转递档案必须通过机要转递或由组织部、人事处或教职工所在单位指派党员干部专人送取,一律不准邮寄或交教职工本人自带。

(三)档案转出后,档案馆必须在档案花名册上注明何年何月转往何处,以备查考。

(四)档案馆接收人事档案后,经认真检查核对,确认无误后,在回执上签名盖章并寄回。若发现缺少材料,应在回执上写明,并由档案馆向新进人员及时催交,组织部、人事处配合。

 

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