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毕业生档案归档转递工作流程及注意事项

时间:2017/5/8 9:10:40 来源: 作者:administrator 点击:361

云南师范大学2017届毕业生档案归档转递工作流程及注意事项

各学院:

2017届毕业生人事档案归档转递工作即将开始,为顺利完成毕业生档案材料的整理、归档和转递工作,现将毕业生档案转递工作流程通知如下,请各学院按此流程开展毕业生档案转递的各项工作。

一、工作流程及应注意事项

(一)工作流程

1.需档案馆协调进行数字化的学院请填写(附表6)《云南师范大学2017届毕业生信息统计表》于5月19日前提交此表电子版,若有学籍变动请在表中注明。自行进行数字化的培养单位,于7月1日前与附件8同时提交电子版。

2.6月20日前学院收集毕业生相关材料依班级、学号从小到大顺序整理并造交接表(附表7《云南师范大学2017届毕业生材料交接明细表》交档案馆,由档案馆统一数字化后归入档案。(此表只用提供纸质表格)。

3.7月1日前填写、打印(附表8)《云南师范大学2017届大学生档案邮政EMS特快专递交寄明细单》一式二份→以班级为单位移交档案馆(同时附电子版)→档案馆签收。

(二)应注意事项

1.各学院在整理学生档案材料入档时,归档材料要求必须为原件,办理完毕的正式材料,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期及组织审审核盖章,复印件不能替代原件入档。

2.归档材料在特殊情况下需存入复印件的,应在复印件上注明此复印件与原件一致,并加盖公章。

3.请学院在归入毕业生材料时,认真仔细核对归入毕业生本人材料,务必要准确、齐全,切勿遗漏材料。

4.毕业生个人信息釆集准确,要求不能手填,以避免出现字迹不清等问题。

5.学院提供(附表8)《云南师范大学2017届毕业生档案邮政EMS特快专递交寄明细单》、(附表6)《云南师范大学2017届毕业生信息统计表》电子数据EXCEL表格,请按专业、班级、学号从小到大顺序排列。(学院在釆集毕业生档案去向地址时,就业学生请要求尽量详细到省、地、县门牌号。如:云南省昆明市XXX街XX号XXXXX单位人事部。未就业学生档案地址只需在派遣证地址基础上添加省份。如:派遣证抬头是普洱市教育局,写为云南省普洱市教育局。

6.毕业生离校后的档案地址和普通高等学校毕业生就业通知书(报到证或派遣 证存根)上地址是一致,不得随意变更。

7.有更改地址的毕业生,在更换报到证后请学生本人即时(7月7日下午4:30前)到档案馆变更地址。

8.请学院收取考取、推免研究生的学生调档通知,档案移交时统一交到档案馆,由档案馆统一核对地址。

9.请毕业生在办理离校手续的同时再次确定本人档案地址。

10.毕业生档案去向查询:云南师范大学档案馆网页“档案去向查询”—键入学号、姓名—摘取EMS号—进入邮政EMS官网查询。查询时效为6个月。

二、材料收集范围

(一)本科

学生登记表、军训登记表、成绩单、高等学校毕业生登记表、普通高等学校毕业生就业通知书(报到证或派遣证存根),学位授予通知书、毕业证及学位证复印件(加盖公章)、论文答辩情况表等(不包含论文)。

(二)研究生

报考攻读硕士研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生成绩表、毕业研究生登记表、学位授予通知书、评阅书、决意书、普通高等学校毕业生就业通知书(报到证或派遣证存根)、毕业证及学位证复印件(加盖公章)(不包含论文)。

(三)奖惩材料

获得院、校级及以上的奖励审批材料;违反校规、校纪,触犯国家法律等行为被处理的各类处分材料(警告、严重警告、记过、留校察看和开除学籍,此类材料由产生部门交档案馆)。

(四)组织发展材料

加入中国共产党、共青团(入党、入团志愿书、申请书、自传、转正申请书)或民主党派的相应申请及组织审批材料。

(五)学籍变动材料:转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出境或死亡等原因引起的学籍变动材料。

(六)其他供组织人事部门参考的应归档材料。

 

注:毕业生档案传递工作所需表格请进入档案馆网页下载

联系人:程宗省  李咏波   65912830

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