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关于2016年度综合档案归档部门立卷工作相关问题的说明

时间:2017/9/21 11:22:35 来源: 作者:administrator 点击:56

各单位各部门:

根据《云南师范大学关于做好2016年度综合档案归档工作的通知》(云师大综〔2017〕19号),在管理过程中了解到各部门已按照通知要求逐步开始2016年度档案的部门立卷归档工作,目前发现在部门立卷过程中存在一些问题,现将部分相关问题作出说明。

一、目前发现的问题:

1.类目号未按规定进行录入。

2.案卷号及文件件号未按照规定顺序填写。

3.上传的电子文件不规范。

4.学位档案的移交未按照通知及时提交相关信息。

二、针对上述问题进一步说明:

1. 各部门“类目号”的填写请参照《云南师范大学文件材料归档范围和保管期限表》,请严格按照该表中制定的类目号进行分类、编号、标注,不能自行编制分类号

2. 注意区分文件级和案卷级归档的类别,区分案卷号和件号的编写及录入方式。

文件级”档号编写格式为:全宗号-年度-类目号-保管期限-件号,如:3-2016-XZ11-Y-1.0001,小数点前的数字表示盒号,小数点后的数字不随盒号变化重新填写,本类目号及保管期限下的顺序连续填写。

“案卷级”档号写格式为:全宗号-年度-类目号-保管期限-案卷号,如:3-2016-XZ11-Y-1,案卷号根据实际整理的案卷数量顺序填写。

3.“南大之星档案管理系统”中编号的录入,“一级目录”填写年度,“二级目录”填写类目号,“三级目录”填写保管期限,“实体分类号”填写格式为“年度-类目号-保管期限”。

举例:“一级目录”为2016,“二级目录”为XZ11,“三级目录”为Y,“实体分类号”填写为2016-XZ11-Y。

系统数据录入具体方法请参照《云南师范大学综合档案管理系统应用指南》。

4.电子文件上传规范:

(1)上传的电子文件要与纸质文件完全一致,纸质文件有签字或盖章的电子文件也必须具备。

(2)作为归档的电子文件不允许使用Word、Excel等可修改格式,请使用PDF格式,具体扫描标准参照《云南师范大学纸质档案数字化技术规范》。

5. 学位档案请各学院负责相关工作的老师按照相关通知报送《2017届毕业生档案移交预交案卷清单》,尚未报送的学院尽快报送,报送后将安排各学院领取相关材料及电子表进行移交。

三、2016年度档案归档工作要点:

1.电子文件和纸质文件同步归档。

2.纸质档案整理、排号、立卷后方可移交。

3.利用“南大之星档案管理系统”进行网上归档。

请各立卷部门严格参照相关附件要求进行归档,以免耽误工作进度、影响工作效率。如有问题,请各单位联系校史馆档案馆综合档案管理科进行咨询和相关业务指导。联系电话:65912831。

云南师范大学校史馆档案馆

二〇一七年九月二十一日

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