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高校档案信息数字化

时间:2008/11/30 16:17:25 来源: 作者:admin 点击:1818

高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而提供及时利用,实现资源共享,它的出现给现有的学校档案工作带来新的挑战和机遇。

一、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。由于高等学校一直是科学发展的前沿领域,在接触新知识,获取新信息方面,高校档案部门有着得天独厚的优越条件。计算机在高校档案管理中得到广泛应用。一是自动编目,二是自动检索,三是对有保存价值的文件进行辅助立卷,自动进行转档等等。

计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。

其次,计算机大量应用于高校管理,产生了大量的数字化文件,进而产生了数字化档案。许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。既节约了经费,又赢得了时间。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。

二、高校档案信息数字化对高校档案工作产生的影响

高校数字化档案信息可凭借信息高速公路作为传输途径,任何人通过信息高速公路中任何一点、任一终端即查阅到自己所需的档案信息。基于这一点,高校档案信息向数字化的转化无疑会对高校档案工作的现在、将来产生深远的影响。

首先,对高校档案利用方式的影响,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点任一时间只需有一台联网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息,这样许多的利用者可以不到档案馆就能查到自己所需。

网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。

其次,对高校档案业务工作的影响。使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中,许多档案在形成时已由计算机处理,档案馆的工作只剩下编制相应的档号,整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理,已不再需要大量的数据录入,数据录入影响档案计算机管理的"瓶颈"问题,已不复存在。

校园网中各类数据库的建立,使各类数据“数出一门”,使各类归档的数据能非常及时、准确。学校内的管理对象多,且具有一定的流动性,如学主人学与毕业、教职工的进入、退休与调动等,要想准确统计、动态了解这些情况,按以往传统管理方法,必须“归档”后,才能查知,而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况。

再次,对高校档案馆职能的影响。随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域,今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体,而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程,通过发观鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值,重视信息系统与文件形成者的相关文献之间的有机联系,档案部问通过直接参与文件的形成,从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为"无墙界档案",档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、高校数字化档案馆的建设

在高校建设数字化档案馆,是高校档案工作发展的必由之路,也是今后发展的目标。这需要从以下三方面入手:

首先,高校档案馆现存档案的数字化建设。主要是将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理,即将档案馆的所有档案数据通过中工著录、扫描等形式,将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,完成现有高校档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程,这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。

其次,从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化,逐步建立和健全一套完善的数字化档案工作体系。数字化档案工作体系的主要内容包括:数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。

1、数字化档案的收集。它不同于以往的纸质档案收集,对纸质文件生成阶段的管理,档案工作者很少直接参与,一般只要把好归档接收环节就行,对于数字化文件如果也简单照搬这种管理方式,发现了问题可能无法挽救。数字化档案的收集工作体系,要求采用以前所说的文档一体化管理方式,只有这样才可以保证数字化文件的内容(包括文本、图形、影像、声音等)、背景(包括文件产生的原因,形成过程、各阶段的责任者 等)、元数据(包括文件数据字典、逻辑结构、系统环境、软件平台、应用程序等)等信息的完整性,使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案归档管理的根本方式。

 数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达成熟阶段,学校各部门均已接通,所以数字化文件归档将是一种很便捷的方式。只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后,通过校园网再转发一份到档案馆即可。在目前,一般应在完成逻辑归档(即电子文件的原存储位置不变)后,把需要归档的电子文件集中下载到档案馆可脱机保存的存储介质上,完成物理归档。

2、数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性,它不同于传统纸质载体档案保管条件,即所谓库房要"八防"等条件进行保管,档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储,极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑,主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性,对设备更新情况进行跟踪,在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时,防止信息丢失、被非法更改等,尤其是在网络环境中,更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。

降低数字档案对设备的依赖性。由于技术发展太快及设备的依赖性过强,给电子文件和电子档案的管理带来了很多难以解决的问题,所以应以一种超脱于各种设备的方式存储数字档案,以统一而且简单的格式存储,使数字档案不再依赖于原来的数据库,降低设备和软件频繁更新带来的不利影响,这样才能有利于长久保管。现阶段高校数字化档案的保管应采取将记录向人读介质输出;暂时以原格式保存记录;应用现有技术克服技术过时;将记录转换到标准格式等。

3、数字化档案的利用。高校校园网的成熟运用,为数字化档案馆提供了极好的网络环境,也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件。文件制作与编制检索工具基本上同步,文件制作与档案管理采用同一系统软件,在文件制作的工作平台上,将文件内容已包含的检索字节,如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等,在编制检索时随机调出,组成各种不同类型信息检索工具。一般学校档案部门网上利用工作主要用高性能的计算机作为WEB服务器。通过校园网开展电子检索服务:在各高校之间互传、互换信息;联机建立用户使用情况文档。

4、数字化档案馆各种规章制度的建立。建设数字化档案馆,不能再照搬套用原有的制度,要根据工作的发展以及数字档案特点,制定特定完善、符合实际需要的管理规章制度:文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等,保障数字化档案建设安全、有序地开展。

最后,档案工作者的素质是数字化档案馆建设较为关键的一个环节。由于档案信息数字化的发展,档案信息呈爆炸式地增长,档案利用的骤增,使档案信息分析成为一项非常重要的工作。档案分析一方面要对文件进行准确分类,尤其对一些专业性强的档案要做到精确把握;另一方面根据利用者要求,提供大量的数据库内所需的档案信息。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才,不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知,更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。

今后,随着计算机网络进一步的发展,信息高速公路进一步拓宽,数字化的数据、信息将渗透到我们生活的各领域,到那时实体的高校档案馆也许不复存在,激光光盘技术己可以把一个高校档案馆几十年、甚至几百年的全部馆藏信息,通过数字化的存储技术,储存在几张小小的光盘里,任何个人和机构只要通过计算机网络,均可以拥有和使用,高校数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之而严生。高校档案已经全部变成计算机和网络中的一组数字,人们在充分利用档案信息时,已完全忘记它是档案信息,仅仅认为它是信息高速公路一条有用或无用的信息或数据,仅此而已,这也许就是高校档案信息的未来。

*作者:刘克勤

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