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2017级新生人事档案审查、材料归档工作的通知

时间:2017/8/30 14:45:07 来源: 作者:administrator 点击:994

各学院领导、负责学生档案整理的辅导员老师:

为顺利完成2017级新生(本专科、全日制研究生)档案材料的审查、整理、归档工作,现将具体事项及有关工作安排通知如下:

一、新生档案审查说明

新生档案指新进校学生所在高中或之前培养单位产生的档案材料。一般应包括高中学籍卡(有的地区为学生成长手册)、高中毕业生登记表、高考报名信息表、高考体检表、高考志愿表、入团(入党)申请书及志愿书等材料(高中学籍档案各省、地区不一致,主要以划线部分为主),招收入学的研究生除原个人档案(高中学籍材料、本科学籍材料)应有材料外,还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表(含录取为直接攻博生)、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表或在校硕士生提前攻读博士学位申请表等材料。

学院(培养单位)在接收新生入学后,有必要对每一名学生的基本情况有所了解,而了解的最基本方式就是对学生档案进行审查。学院应在规定期限内,依据新生档案和其他材料,对新生资格进行审查。发现弄虚作假的,应及时向招生部门报告。发现档案材料不齐全的,应及时向该生原所在学校或单位催调补齐或告知学生本人让其补齐。确因客观原因无法补齐的,应在该生档案目录上做出标注,并在档案移交档案馆时进行说明。如有档案未到学生,请学生本人写出情况说明放入新建云南师范大学学生档案袋。审核老师在对新生档案审核完毕后确认签字。

二、新生档案整理、移交流程

1、培养单位收集新生档案。

2、培养单位到档案馆领取云南师范大学学生档案袋(内、外袋)。

3、培养单位对新生档案进行审查并填写附件1 《云南师范大学2017级学生档案归档目录》粘贴于云南师范大学学生档案袋(内袋 覆盖档案袋信息内容) 。

4、在外档案袋上张贴打印、剪裁好的附件2 《学生基本情况简表》(不能手填)覆盖张贴于档案袋(外袋)基本信息上。

5、培养单位填写附件3《云南师范大学新生档案材料签收表》一式三份,并将整理好的新生档案按专业、班级、学号从小到大顺序捆绑交档案馆签收,另同时交电子表。研究生按专业、学号从小到大依次排列在一张表格即可。

三、材料移交完成时间

上述本、专科、全日制研究生新生应归档材料,各学院务必于10月31日以前一并移交给档案馆。

四、常见问题的处理方法

1、新生高中档案丢失的,请学生回毕业学校(高中、本、专科)学校)补全。无法补的,由学生本人出具书面说明,并由学院加盖公章确认放入新建云南师范大学新生档案袋。

2、若新生的高中档案无纸质的,请将电子档案打印一份,并加盖学院公章。

3、如有新生转学院及转专业的,请告知学生本人到档案馆自行办理转档。

五、学生档案查询方法

进入校园网→机构设置→行政机构→档案馆→学生档案查询→输入学号、姓名→点击查询

 

未尽事宜,请与档案馆联系。

联系人:李咏波  程宗省 :65912830

 

附件:(附件表格请在档案馆网页下载)

附件1《云南师范大学2017级学生档案归档目录》

附件2《学生基本情况简表》

附件3《云南师范大学新生档案材料签收表》

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