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毕业生人事档案归档迁移工作流程及相关表格

时间:2016/6/15 11:19:44 来源: 作者:administrator 点击:1665

点击此处下载:学生基本情况简表

点击此处下载:大学生档案邮政特快专递交寄明细单

点击此处下载:未能按时毕业学生基本情况表

点击此处下载:毕业生信息汇总表

点击此处下载:学生档案归档目录明细

各学院:

毕业生人事档案归档转递工作即将开始,为顺利完成毕业生档案材料的整理、归档和转递工作,结合档案馆在总结整理转递往届毕业生档案过程中所遇到的问题,今年将学生档案转递工作流程似定如下,请各学院按此流程开展学生档案迁移的各项工作,以免给毕业生带来不便。

工作流程及应注意事项总结如下:

一、工作流程

完成材料的整理、初次装袋和移交→配合档案馆完成二次装袋→提交毕业生档案材料签收表及未能按时毕业学生的名单

(一)到档案馆领取档案袋,完成材料的整理、初次装袋和移交

1、归档范围

(1)、毕业生材料:

本科:包括学生登记表、成绩单、高等学校毕业生登记表、普通高等学校毕业生就业通知书(报到证或派遣证存根),学位授予通知书、毕业证及学位证复印件(加盖公章)、论文答辩情况表等(不包含论文);

 研究生:报考攻读硕士研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生成绩表、毕业研究生登记表、学位授予通知书、评阅书、决意书、毕业证及学位证复印件(加盖公章)(不包含论文)

(2)、奖惩材料:获得院、校级及以上的奖励审批材料;违反校规、校纪,触犯国家法律等行为被处理的各类处分材料(警告、严重警告、记过、留校察看和开除学籍);

(3)、组织发展材料:加入中国共产党、共青团(入党、入团志愿书、申请书、自传、转正申请书)或民主党派的相应申请及组织审批材料;

(4)、学籍变动材料:转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出境或死亡等原因引起的学籍变动材料;

(5)、其他供组织人事部门参考的应归档材料。

2、初次装袋、移交

(1)本、专科毕业生

应归档毕业生材料整理→到档案馆领取《云南师范大学学生档案袋》→将打印、剪裁好的《学生基本情况简表》贴在所领取的学生档案袋上(该表请准备一式两份,一份张贴档案内袋,另一份张贴档案外袋左下角)→将所有学院形成的应归档材料装袋、在档案袋上标清“份数”(没有的材料在“份数”栏内划“\”)→填写、打印《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》一式二份→以班级为单位捆绑后移交档案馆→档案馆签收。见附表二。

(2)毕业研究生

按照研究生部相关要求完成材料整理→填写、打印《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》一式二份→以班级、专业为单位捆绑后移交档案馆→档案馆签收。见附表二。

 毕业研究生请准备《学生基本情况简表》一份,移交材料时交给档案馆。

(二)配合档案馆完成二次装袋工作

     各学院完成一次装袋后,请联系档案馆商洽二次装袋时间。

(三)提交未能按时毕业学生的名单 见附表三(可自制)。

因入伍、休学等原因不能按时毕业的学生,请填写《未能按时毕业学生基本情况表》,在备注栏注明未能按时毕业的原因;有明确签署意见的,请注明处理意见。该名单在移交毕业生档案的同时提交给档案馆。

二、应注意事项

1、各学院在整理学生档案材料入档时,归档材料要求必须为原件,办理完毕的正式材料,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期及组织审盖章,复印件不能替代原件入档。

2、归档材料在特殊情况下需存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

3、请学院在归入毕业生材料时,认真仔细核对归入毕业生本人材料,务必要装袋准确、齐全,切勿将材料漏装、错装

4、毕业生个人信息釆集准确,要求不能手填,以避免出现字迹不清等问题。

5、请学院提供普通高等学校毕业生大学生档案邮政特快专递交寄明细单(附表二 )电子数据EXCEL表格和纸质二份。请按专业、班级、学号顺序排列。(学院在釆集毕业生档案去向地址时,就业学生请要求尽量详细到省、市、县门牌号。如:云南省昆明市XXX街XX号XXXXX单位人事部。未就业学生档案地址只需在派遣证地址基础上添加省份。如:派遣证抬头是普洱市教育局,写为云南省普洱市教育局。

6、有更改地址的毕业生,在更换报到证后请学生本人即时到档案馆变更地址。

7、请学院收取考取、推免研究生的学生调档通知,交档时统一交到档案馆,由档案馆统一核对地址。

9、请毕业生在办理离校手续的同时再次确定本人档案地址。

      联系人:程宗省   65912830               石  敏   65912831

 

毕业生人事档案归档资料扫描技术要求

根据中华人民共和国档案行业标准DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》,结合我校毕业生人事档案归档范围和实际情况,纸质学籍材料扫描技术要求如下:

1.扫描规格尺寸:A4幅面;

2.扫描色彩模式:(1)纸质学籍材料中黑白两色的档案,采用黑白二值模式进行扫描;(2)纸质学籍材料中有红头、印章、彩色照片、彩色插图的档案,采用24位真彩彩色模式进行扫描;

3.扫描分辨率:300dpi;

4.存储格式:采用PDF格式存储,一份文件扫描为一个pdf文件。

5.扫描要求:保证扫描材料的完整性、可读性、清晰性;扫描文件倾斜度不得超过1度,去黑边处理;材料的前后顺序必须正确,没有旋转的要旋转正确;

6.扫描材料命名规则为:学号,姓名,入学年份,材料名称.文件扩展名

   其中,逗号为半角符号,入学年份为四位数字;

      例如:124100001,陈某,2012,新生登记表.pdf

                 124100001,陈某,2012,本科成绩单.pdf

7.档案材料扫描后填写《毕业生信息汇总表》,该表为Excel文件,表内字段包括:学号、姓名、学院、专业、班级、学历层次(本科或研究生)、入学年份、性别、民族、出生日期、生源地;

8.毕业生党员材料扫描内容为:入党申请书、入党志愿书、转正申请、预备党员考察表;

9.毕业生扫描文件同纸质文件一并交送档案馆。

如有问题,请联系档案馆张姝老师,联系电话:65912832

 

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