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2018级新生人事档案审查暨材料归档工作的通知

各培养单位:

为顺利完成2018级全日制(本专科、研究生)新生档案材料的审核、整理、归档工作,现将有关工作安排及通知如下:

一、新生档案内容

我校新生档案指新生入校前在培养单位、工作单位所产生的档案材料。其中:

(一)本科生档案:一般应包括高中学籍卡(有的省市区为《学生成长手册》)、高中毕业生登记表、高考报名信息表、高考体检表、高考志愿表、入团(入党)申请书及志愿书等材料;专升本新生还应包括专科学习期间形成的学生登记表、学习成绩、毕业生登记表等材料。

(二)硕士研究生档案:包括高中、专科和本科等学习阶段的档案材料。专科、本科学习期间形成的材料主要有:高等学校学生登记表、高等学校军训登记表、高等学校学习成绩表、高等学校毕业生登记表、授予学位通知书、论文答辩情况记录、教育实习鉴定表、报考攻读硕士研究生登记表(或推荐免试攻读硕士学位研究生登记表)、硕士研究生登记表等材料。

(三)博士研究生档案:包括高中、本专科和硕士研究生学习期间形成的档案材料。硕士研究生学习期间的材料主要有:攻读硕士研究生学习成绩表、评阅书决议书、硕士毕业生登记表、高等学校毕业生就业通告书、专家推荐书等。

(四)如有工作经历的应有工作期间材料。归档内容详见《云南师范大学学生档案归档目录》(附件1)。

二、新生档案整理、审核、移交

(一)档案整理

1.培养单位接收新生档案后进行整理,若新生高中档案无纸质的,将电子档案打印一份,并加盖学院公章归入档案。

2.将入学前档案材料和入学时产生的档案材料装入云南师范大学学生档案袋(内、外袋)内(培养单位到档案馆领取)。

3.填写《云南师范大学学生档案归档目录》(附件1),并粘贴于云南师范大学学生档案袋内袋(覆盖档案袋信息内容)。

(二)档案审核

1.审核档案材料是否齐全;发现档案材料不齐全的,应及时向该生原所在学校或单位催调补齐或告知学生本人让其补齐。

2.审核档案材料是否存在问题。发现弄虚作假的,应及时向有关部门报告。

(三)档案移交

1.在外档案袋上张贴打印、剪裁好《学生基本情况简表》(附件2,不能手填),覆盖张贴于档案袋(外袋)左下角“基本信息处”。

2.填写《云南师范大学新生档案材料签收表》(附件3)一式三份;本科新生档案按专业、班级、学号从小到大顺序排列;研究生档案按专业、学号从小到大依次排列在一个表格即可。

3.整理好的档案按档案捆绑好移交档案馆。

三、新生档案检查、复核

(一)档案馆接收到新生档案后,检查培养单位对新生档案的整理是否符合要求。

(二)复查培养单位审核结果,档案材料是否齐全、是否存在问题,不齐全、存在问题是否已进行催补等。

(三)将检查存在问题反馈培养单位进行整改;就复查存在问题反馈培养单位进行催补。

四、材料移交完成时间

(一)20181031日以前:各培养单位务必将上述全日制本科、研究生新生应归档材料审核完毕,移交档案馆。

(二)20191月放寒假以前:档案馆复审后反馈培养单位,培养单位务必通知到学生本人,催补缺失档案材料。

(三)20192-7月学期:缺失档案学生将所补档案材料交培养单位审核后,交档案馆。

(四)无法补的,由学生本人出具书面说明,并由学院加盖公章确认放入新建云南师范大学新生档案袋。

(六)若新生转专业的,学院告知学生本人到档案馆办理转档手续。

五、注意事项

(一)档案材料缺漏,确因客观原因无法补齐的,应在该生档案目录上做出标注,并在档案移交档案馆时附书面说明。

(二)如有档案未到,请告知学生进行联系催促,仍未收到的由本人写出情况说明、签字,培养单位审核人员签字、单位签章后放入新建云南师范大学学生档案袋内。

六、学生档案归档情况查询

学生档案移交档案馆后,可通过校园网进行归档查询。进入校园网→机构设置→行政机构→档案馆→新生档案查询→输入学号、姓名→点击查询

 

不明确事宜,请与档案馆联系。

联系人:李咏波  程宗省:65912830

学生档案工作群:390019253

 

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附件1《云南师范大学2017级学生档案归档目录》.doc

附件2 《学生基本情况简表》.doc

附件3  《云南师范大学新生档案材料签收表》.xls

 

云南师范大学档案馆

2018420