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2018届毕业生档案归档转递工作的通知

各部门、学院、研究院:

毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作是毕业生就业工作的重要环节,为确保毕业生档案安全、准确、迅速转递到位,更好地服务于毕业生,现将2018届毕业生档案材料的收集、整理、归档和档案转递相关事宜通知如下。

一、面临任务

7月中旬前将完成25个培养单位博士、硕士、本科共计7800多名毕业生的档案材料收集、整理、扫描、归档、装袋、审核、寄送工作,归档、转递工作涉及档案馆、党委组织部、教务处、研究生部、招生处、就业处、学生工作部(处)、校团委、校医院和毕业生培养单位等30多个单位,工作时间紧、任务重。

二、工作安排及流程

(一)620日前:部门产生的毕业生档案材料移交到各培养单位。

(二)620日—72日:培养单位打印《云南师范大学学生档案归档目录》(附件2)粘贴于档案内袋上,并对档案材料进行核对、整理、扫描、封袋。

(三)72日前:培养单位向档案馆移交毕业生档案(含毕业生档案扫描数据)和《云南师范大学2018届毕业生信息统计表》(附件1)电子版,此表包括全日制、在职、港澳台、留学生等全部2018届所有毕业生信息;向档案馆提交《云南师范大学2018届毕业生档案邮政特快专递EMS交寄明细单》(附件4)纸质版一式二份及附电子版。

(四)7216日:档案馆核查、整理,协调扫描,封袋,核对档案去向地址,粘贴地址条形码等。

(五)717日—18日:档案馆将档案移交邮局寄出。

三、工作要求

(一)根据中组部《关于进一步从严管理干部档案的通知》《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》等文件要求,按照《毕业生档案归档目录》(附件3),做到毕业生档案材料归档应归尽归。各部门要做好毕业生档案材料移交培养单位工作,各培养单位要做好核对、整理工作。

(二)按干部人事档案数字化、信息化要求,纸质材料和扫描电子文件同时归档,各培养单位按照《云南师范大学毕业生档案归档资料扫描技术要求》(附件5)做好归档材料扫描工作。

(三)各培养单位认真填报《云南师范大学毕业生基本信息统计表》(附件1),《云南师范大学2018届毕业生档案材料交接明细表》(附件3),并向档案馆移交毕业生归档材料。

(四)各培养单位按照《云南师范大学2018届毕业生档案去向地址填写注意事项》(附件6)认真填写《云南师范大学2018届毕业生档案邮政特快专递EMS交寄明细单》(附件4),提醒毕业生在办理离校手续的同时再次确定本人档案寄送地址。

(五)档案馆要做好组织协调工作,按时完成全日制毕业生档案材料核查、整理、封袋,核对档案去向地址,粘贴地址条形码,将档案移交邮局寄出。按时完成在职,港、澳、台,留学生档案密封、签章等工作。

(六)各部门、各培养单位要团结合作,认真、热忱地做好服务工作,按时完成任务。

(七)附件表格请在档案馆网页下载。

四、毕业生档案去向转递情况查询

201872020181230日可查询毕业生档案去向情况:

进入云南师范大学官网→机构设置→行政机构→档案馆→档案去向查询→键入学号、姓各获得EMS单号→进入EMS单号查询网页查询档案转递情况

 

此通知由档案馆负责解释,联系人:李咏波   程宗省:65912830

学生档案工作群:390019253

 

点击此处下载附件

附件1 云南师范大学毕业生基本信息统计表.xls

附件2《云南师范大学学生档案归档目录》.doc

附件3 云南师范大学2018届毕业生档案材料交接明细表.xls

附件4 云南师范大学2018届毕业生档案邮政EMS特快专递交寄明细单.xls

附件5 云南师范大学学生档案归档资料扫描技术要求.doc

附件6 云南师范大学2018届毕业生档案去向地址填写注意事项.doc

 

毕业生档案整理转递工作特别说明

一、511日前,需档案馆协调扫描的,培养单位提交电子版《云南师范大学2018届毕业生信息统计表》(附件1),此表包括全日制,在职,港、澳、台,留学生等全部2018届所有毕业生信息。自行扫描的培养单位必须按照《云南师范大学学生档案归档资料扫描技术要求》(附件5)规定的参数进行毕业生档案扫描,并于72日前提交附件1和扫描件。

二、 620日前,部门产生的毕业生档案材料移交到各培养单位;培养单位打印《云南师范大学学生档案归档目录》(附件2)粘贴于档案内袋上并对档案材料进行核对、整理。需档案馆协调扫描的由档案馆统一完成。

三、72日前,需档案馆协调扫描的培养单位填写《云南师范大学2018届毕业生档案材料交接明细表》(附件3)并打印一式二份,向档案馆移交毕业生归档材料、提供学籍变动材料(转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出境或死亡等原因引起的学籍变动材料),同时提交《云南师范大学2018届毕业生档案邮政特快专递EMS交寄明细单》(附件4)纸质一式二份及电子版。自主扫描的培养单位对档案进行核对、整理、扫描、封袋后交档案馆。

四、71日—16日,档案馆核查、整理,协调扫描,封袋,核对档案去向地址,粘贴地址条形码等。

五、717日—18日,档案馆将档案移交邮局寄出。

 

云南师范大学档案馆

2018420