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档案工作基本术语

1  范围 

本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。 

本标准适用于档案工作、文书工作及有关领域。 

2  一般概念 

2.1档案archives 

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 

2.2档案价值archival value 

档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。 

2.3档案工作archives work 

管理档案和档案事业的活动。 

2.4档案管理archives management 

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。 

2.5档案学archival science研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。 

2.6公共档案public archives 

国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。 

2.7私人档案private archives 

私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。 

2.8文书档案administrative archives 

反映党务、行政管理等活动的档案。 

2.9科学技术档案 scientific and technical archives 

反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。 

2.10专业档案specialized archives 

反映专门领域活动的档案。 

2.11音像档案audio-visual archives 

记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。 

2.12文件record/document 

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 

2.13电子文件electronic records 

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 

2.14原件original document 

最初产生的区别于复制件的原始文件。 

2.15复制件copy /duplicated document 

与原件内容相同的复制品。 

2.16文稿draft/manuscript 

文件起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。 

2.17文本text/version 

同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 

2.18正本official text 

有规范格式和生效标志的正式文本。 

2.19副本copy / duplicate 

再现正本内容和形式特征的复本,备存查和通知有关方面之用。 

2.20手稿 manuscripts 

由作者用手写或打字等方式制作的原稿。 

2.21文种record type 

按性质和用途确定的文件种类的名称。 

2.22档案行政管理部门archival administrative department 

具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。 

2.23档案室record office 

国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。 

2.24档案馆archives 

集中管理特定范围档案的专门机构。 

2.24.1综合档案馆comprehensive archives 

按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。 

2.24.2专业档案馆specialized archives 

管理特定范围专业档案的档案馆。 

2.24.3部门档案馆departmental archives 

专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。 

2.24.4企业档案馆business archives 

企业设置的管理本企业档案的档案馆。 

2.24.5事业单位档案馆institutional archives 

事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。 

2.25档案资料目录中心archival descriptive information centre 

集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。 

2.26文件中心 records centre 

介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。 

3  档案收藏 

3.1收集acquisition/collection 

档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。 

3.1.1归档filing 

办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室(馆)保存的过程。 

3.1.2移交transfer 

档案室(馆)等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。 

3.1.3接收accession 

档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。 

3.1.4征集acquisition 

档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。 

3.2寄存deposit 

档案所有者在保持其法定所有权的情况下,将档案存放在档案馆的行为。 

3.3捐赠donation 

档案所有者将档案无偿赠送给档馆的行为。 

3.4交换exchange 

国家(地区)之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。 

3.5馆藏holdings 

档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。 

3.6散存档案estray 

未保存在法定保管处所的档案。 

3.7散失档案removed archives 

从原形成国家(地区)散失到国外的档案。 

4  档案鉴定 

4.1鉴定appraisal 

判定档案真伪和价值的过程。 

4.2保管期限retention period 

对档案划定的存留年限。 

4.3保管期限表records retention schedule 

规定档案保管期限的文件。 

4.4销毁destruction 

经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。 

4.5销毁清册destruction list 

登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。 

5  档案整理 

5.1整理archival arrangement 

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。 

5.2来源原则principle of provenance 

把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。 

5.3档案实体分类physical archives classification 

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 

5.4立档单位fonds constituting unit 

构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。 

5.5全宗fonds 

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 

5.6联合全宗combined fonds 

由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。 

5.7汇集全宗collected fonds 

由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 

5.8全宗群fonds complex 

由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。 

5.9案卷file 

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 

5.10立卷filing 

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 

5.11卷内备考表 file note 

卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。 

5.12档号archival code 

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 

6  档案检索 

6.1检索retrieval 

存储和查找档案信息的过程。 

6.2编目cataloguing/description 

按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 

6.3档案信息分类archival information classification 

以国家机构、社会组织的职能分工为基础,结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。 

6.4条目entry 

反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。 

6.5著录description 

对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。 

6.6标引indexing 

对档案内容进行主题分析,赋予检索标识的过程。 

6.6.1分类标引classified indexing 

对档案内容进行主题分析,赋予分类号标识的过程。 

6.6.2主题标引subject indexing 

对档案内容进行主题分析,赋予主题词标识的过程。 

6.6.3受控标引controlled indexing 

依据主题词表等控制工具进行的标引。 

6.6.4自由标引free indexing 

不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。 

6.7关键词keyword 

在标引和检索过程中,取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。 

6.8主题词descriptor 

在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。 

6.9档案主题词表archives thesaurus 

由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。 

在档案标引与检索过程中,它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。 

6.10检索工具finding aid 

用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具,是目录、索引、指南等的统称。 

6.11目录catalogue 

由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。 

6.11.1案卷目录folder list/ file list 

以全宗为单位登记案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 

6.11.2卷内文件目录innerfile item list 

登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。 

6.11.3案卷文件目录file-item list;全引目录file-item list 

以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录 

6.11.4分类目录classified catalogue 

依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。 

6.11.5主题目录subject catalogue 

依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。 

6.11.6专题目录subject catalogue 

按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。 

6.12索引index 

指明档案或目录的某种特征,以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。 

6.12.1文号索引record number index 

指明文件编号及相应档号,以一定次序编排而成的一种档案索引。 

6.12.2人名索引name index 

指明人名及相应档号,以一定次序编排而成的一种档索引。 

6.12.3地名索引place name index 

指明地名及相应档号,以一定次序编排而成的一种档案索引。 

6.13档案馆指南guide to an archives 

介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献,指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。 

6.14全宗指南guide to an archival fonds; 

全宗介绍introduction to an archival fonds 

介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。 

6.15专题介绍guide to subject records; 

专题介绍introduction to subject records 

介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。 

7  档案利用 

7.1利用access and use 

利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。 

7.2开放opening 

档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。 

7.3公布publishing 

将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。 

7.4咨询服务reference service 

档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。 

7.5档案证明archivel evidence 

依据档案的记载出具凭证性文件。 

7.6档案展览exhibition 

按一定主题展示档案的活动。 

7.7阅览室reeding room 

档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。 

 7.8密级security classification 

档案文件保密程度的等级。 

7.9降密downgrade 

降低档案文件保密程度的等级。 

7.10解密deciassification 

解除已失去保密价值档案文件的保密限制。 

7.11编纂compilation 

按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。 

7.12大事记chronicle of events 

按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。 

7.13组织沿革administrative history 

系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。 

7.14基础数字汇集collection of essentialdata 

以数量特征反映一个地区(机构、行业)基本情况的一种樘参考资料。 

7.15专题概要thematic summary 

简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考勤资料。 

7.16档案出版物archival publications 

以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。 

8  档案的保管与保护 

8.1保管custody 

维护档案完整与安全的活动。 

8.2保护consrvation 

防止档案受损,延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。 

8.3全宗卷fonds descriptive file 

由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。 

8.4档案馆建筑archives building 

档案馆专用的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。 

8.5档案库房archival repository 

收藏档案的专门库房。 

8.6档案装具archives container 

用于存放档案的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。 

8.7密集架compact shelving 

为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。 

8.8载体medium;介质medium 

可将信息记录于其上或其中的物质材料。 

8.9耐久性durability 

档案记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。 

8.10退变deterioration 

档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质至损毁的过程。 

8.11修复restoration 

使受损或退变档案恢复或接近原有特征,或对其进行加固的过程。 

8.12加固reinforcement 

将某种材料附着在档案载体上,以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。 

8.13修裱mounting 

使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上,以恢复或增强其强度和耐久性的技术。 

8.14适宜性原则principle of compatibility 

档案修复工作应遵遁的原则之一,即所选用的修复材料必须有最适宜的强度和特性。 

8.15相似性原则principle of similarity 

档案修复工作应遵遁的原则之一,即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。 

8.16可逆性原则principle of reversibility 

档案修复工作应遵循的株则之一,即档案在修复处理后,如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。 

8.17加湿humidification 

a) 增加档案库房内相对湿度的方法。 

b) 将过于干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内,便之逐步吸收水分以增加柔软性的方法。 

8.18去湿dehumidification 

降低档案库房内相对湿度的方法。 

8.19脱酸deacidification 

为除去或降低纸质材料中的酸,用弱碱对其进行处理的技术。 

8.20去污cleaning 

清除档案上的污垢和灰尘的方法。 

8.21熏蒸fumigation 

在密闭环境下,将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。 

8.22防灾规程disaster plan 

为防止或减少灾害对档案造成破坏而制订的应对方针和工作程序。 

8.23复制reprography 

利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。 

8.24档案缩微品aratistics 

含有档案缩微影像的各种载体(通常是胶片)的通称。 

9   档案统计 

9.1统计statistics 

对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 

9.2登记registration 

登录档案和档案管理有关数据的过程。 

9.3统计指标statistical target 

反映档案和档案工作现象的指标名称及其数值。 

9.4统计报表statical form 

由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。 

9.5统计分析statistical analysis 

对统计资料进行综合归类、比较研究,以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。 

9.6全宗卡片fonds card 

档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。 

9.7全宗单fonds management sheet 

以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。